Binnen de afdeling bedrijfsvoering, voor het team Inkoop en Contractmanagement en het team Juridische Zaken zoeken we betrokken, administratief sterke en financieel kundige collega voor 24 uur per week. Je maakt onderdeel uit van het team Inkoop en Contractmanagement en biedt vanuit dit team voor een aantal uur per week ondersteuning bij juridische zaken.

De taken zijn als volgt verdeeld:

Bij Inkoop en Contractmanagement

• Draag je zorg voor het vastleggen en onderhouden van de contractgegevens van al onze inkoopcontracten (raam- en prestatiecontracten),
• Archiveer je de bijbehorende stukken hiervoor op in de betreffende systemen en mappen. Registratie van de contractgegevens vindt plaats in Tobias365,
• Je legt voor de prestatiecontracten de structurele verplichtingen vast en onderhoudt deze
• Handel je de facturen af die niet overeenkomen met de vooraf vastgelegde verplichtingen
• Bewaak je en indien nodig spreek je de collega’s aan over de afhandeling goedkeuringsflows van contracten en verplichtingen
• Bewaak je en indien nodig spreek je leveranciers aan op de tijdige, juiste en volledige aanlevering gegevens en structurele rapportages
• Vraag je actief en tijdig indexaties op bij leveranciers, controleert deze op juistheid en volledigheid t.o.v. de contractuele afspraken en verwerkt de gegevens in de verplichtingen en overzichten
• Draag je zorg voor de tijdige en juiste informatie t.b.v. leveranciersgesprekken
• Bied je ondersteuning aan de contractmanager bij het uitvoeren van analyses
• Verwerk en onderhoud je informatie en rapportages voor het opstellen van een KPI-dashboard
• Test je bij updates van de contractenmodule van Tobias365
• Onderhoud je de werkinstructies en begeleid je nieuwe budgethouders en contracteigenaren in de werking van de contractenmodule

Bij Juridische zaken:

• Check je de contracten op basis van de interne richtlijnen
• Verwerk je de facturen geschillencommissie en maak je overzichten t.b.v. de doorrekening
• Ondersteun je bij de dossieropbouw & dossiervorming
• Verzorg je de eerste check bij interne vragen en vragen van huurders op basis van de interne richtlijnen