Projectomschrijving

Woonstede is een maatschappelijk betrokken woningcorporatie die continu werkt aan het verbeteren van haar dienstverlening en informatievoorziening. In 2025 is het ERP-systeem Tobias365 geïmplementeerd. De organisatie bevindt zich momenteel in de optimalisatiefase, waarbij de focus ligt op het verder verbeteren van de inrichting van Tobias365, het optimaliseren van bedrijfsprocessen, het uitbreiden van functionaliteiten en het versterken van de informatievoorziening.

Voor deze tijdelijke opdracht zoekt Woonstede een ervaren Functioneel Beheerder / Consultant Tobias365 die op zelfstandige basis een inhoudelijke bijdrage levert aan deze optimalisaties. De opdracht is gericht op het analyseren van processen, het adviseren over verbeteringen en het realiseren van concrete optimalisaties binnen het domein Bedrijfsvoering & Staf, met een duidelijke focus op de financiële processen.

Opdracht

De opdrachtnemer analyseert de huidige inrichting van Tobias365 en vertaalt verbetermogelijkheden naar concrete, duurzame oplossingen. Daarbij ligt de nadruk op het optimaliseren van financiële processen, waaronder de huurincasso, en het beter benutten van de functionaliteiten van Tobias365.

De werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Het analyseren van bedrijfsprocessen en de inrichting van Tobias365.
• Het adviseren over verbeteringen in processen, applicatie-inrichting en informatievoorziening.
• Het inventariseren en uitwerken van gebruikerswensen en wijzigingsverzoeken.
• Het ontwerpen, configureren en implementeren van verbeteringen en nieuwe functionaliteiten.
• Het verbeteren van managementinformatie en rapportages.
• Het begeleiden van werkgroepen en deelprojecten gericht op proces- en applicatieoptimalisatie.
• Het borgen van gerealiseerde verbeteringen binnen de gebruikersorganisatie door middel van documentatie en kennisoverdracht.
• De opdrachtnemer werkt zelfstandig samen met proceseigenaren, key-users en het team Proces, Informatie & ICT en is verantwoordelijk voor de eigen aanpak, planning en uitvoering van de opdracht.

Resultaatverplichtingen

Gedurende de opdracht worden minimaal de volgende resultaten gerealiseerd:

• De inrichting van Tobias365 is geoptimaliseerd op basis van geanalyseerde verbetermogelijkheden binnen het domein Bedrijfsvoering & Staf.
• Financiële processen, waaronder de huurincasso, zijn geanalyseerd en aantoonbaar verbeterd, waardoor de ondersteuning vanuit Tobias365 beter aansluit op de bedrijfsvoering.
• Gebruikerswensen en wijzigingsverzoeken zijn vertaald naar functionele oplossingen en succesvol geïmplementeerd.
• Nieuwe functionaliteiten binnen Tobias365 zijn ingericht, getest en in gebruik genomen.
• De kwaliteit van rapportages en managementinformatie is verbeterd door optimalisatie van de informatievoorziening.
• Werkgroepen en deelprojecten op het gebied van proces- en applicatieoptimalisatie zijn zelfstandig begeleid en afgerond conform de afgesproken planning.
• Gerealiseerde verbeteringen zijn gedocumenteerd en overgedragen aan de gebruikersorganisatie, zodat beheer en continuïteit zijn geborgd.
• Aan het einde van de opdracht is een overzicht opgeleverd van de gerealiseerde optimalisaties, inclusief aanbevelingen voor eventuele vervolgstappen.

Zelfstandige uitvoering

De opdracht is resultaatgericht en wordt zelfstandig uitgevoerd. De opdrachtnemer is verantwoordelijk voor de eigen werkwijze, planning en uitvoering van de werkzaamheden en brengt vanuit de eigen expertise advies uit over de meest effectieve aanpak. Er is geen sprake van een gezagsverhouding of van werkzaamheden die onderdeel uitmaken van de reguliere lijnorganisatie. De samenwerking is gericht op het realiseren van de afgesproken projectresultaten.